Ved nedbrud i Cura

Luk alle
Åben alle

Formål

At alle ansatte i DFH kan finde en klar plan for hvordan vi håndterer nedbrud i det elektroniske journalsystem.

Ansvar og kompetencer

Alle medarbejdere har ansvar for at dokumentere efter midlertidig gældende instruks for håndtering af dokumentation ved hel eller delvis systemnedbrud i papirjournaler, når denne er aktiveret.

Ledelsen har ansvaret for, at medarbejderne har kendskab til og efterlever instruksen.

Sådan konstaterer vi et IT-nedbrud

For at konstatere graden af it-nedbrud følges nedenstående procedurer startende med punkt 1:

  1. Er der information sendt ud i fællesmail?
  2. Er der meldt noget ud i Nyheder på Intra
  3. Er der problemer på forskellige log-in (roller)?
  4. Er det et problem på en eller flere organisationer
  5. Gælder det både tablet, mobil og/eller PC?
  6. Er der en IT-tovholder på arbejde, hvis ikke i din afdeling så på en anden DFH-afdeling.
  7. Ring til funktions- eller centerleder.

Generelt om midlertidig journal

Sædvanlige krav til såvel den socialfaglige som den sundhedsfaglige dokumentation er gældende, dog med den ændring, at al dokumentation foregår i særlige dokumentationsskemaer i perioden.

Midlertidig elektronisk journal/papirjournal

Generelle krav til dokumentation i midlertidig journal:

  • Borgerens midlertidige journal skal opbevares samlet (SKAL defineres lokalt)
  • Der må kun anvendes fortrykte skabeloner til dokumentation i journalen.
  • Ved papirjournal skrives der med blå eller sort kuglepen og tydelig skrift
  • Rettelser i journalen skal ske på en måde, så den oprindelige tekst er læsbar
  • Der skal påføres sidetal på hvert journalark
  • Borgerens navn og cpr. nr. skal fremgå på hver side
  • Der skal påføres dato, klokkeslæt og medarbejders navn ud for hvert notat.

Alle nye observationer og ændringer noteres på relevant dokumentationsskema i journalen. Dette gælder ligeledes alle notatpligtige henvendelser fra pårørende, læger eller andre.

Den midlertidige journal indeholder følgende dokumentationsskemaer

  1. Ordinationsoversigt – åben CuraSOS højreklik vælg Udskriv, arkiver som PDF
  2. Kvitteringsskema for udlevering af medicin - for alle
  3. Generel dokumentation i Cura ved nedbrud- for alle
  4. Dokumentation af medicin i Cura ved nedbrud– medicinansvarlige

Dokumentationsskemaer findes på Intra – Cura Social > Vejledninger m.m. – Herning Kommune > Arbejdsgange > Skemaer ved nedbrud på Cura.

Håndtering af midlertidig journal ved delvis nedbrud

Ved delvis nedbrud identificeres, hvad der ikke er tilgængeligt i Cura, og relevante dokumentationsskemaer i midlertidig journal tages i brug.

Håndtering af midlertidig journal ved total nedbrud - benyt CuraSOS

Ved total nedbrud på Cura, kan vi tilgå CuraSOS på alle enheder som har Cura. Der er pushet en genvej ud på alle enheder - CuraSOS ikon findes på skrivebord. Via CuraSOS kan vi tilgå alle vitale oplysninger på borger såsom stamdata og information om CAVE, generelle medicinoplysninger, ordinationer og dispensering.

Find vejledning på Intra – Cura Social > IT-vejledninger > Arbejdsgange i Cura > CuraSOS

Alle dokumentationsskemaer i den midlertidige journal tages i brug.

Opbevaring af den midlertidig journal

Journalen skal opbevares, så den er utilgængelig for uvedkommende, men således at den er tilgængelig for alt det personale, der har brug for den.

Journalen opbevares tydeligt adskilt fra andre borgeres journaler fx: I egen mappe på elektronisk platform der er beskyttet af logning, i aflåst kontor, i aflåst medicinskab eller lignende.

Videregivelse af relevante oplysninger om pleje og behandling

Jf. gældende retningslinjer journalføres i umiddelbar forlængelse af borgerkontakt således, at journalen til enhver tid er opdateret.

Ved behov for videreformidling af journalnotatet, aftaler, opdateringer el.lign. sendes det pågældende journalnotat til relevante samarbejdspartnere på intern mail (gælder kun internt i Herning kommune). HUSK at slette mail i sendt post, hvis den indeholder personfølsomme data. Til eksterne samarbejdspartnere benyttes sikkermail.

Udfører skal sikre, at notatet, aftaler mv. vedlægges den øvrige midlertidige journal.

Efter IT-nedbrud

Den midlertidige journal fra beredskabsperioder skal efterfølgende scannes ind/gemmes som PDF og vedhæftes på borgers journal i Cura som en fil med navnet:

Journal fra utilgængelig periode - fra dato til dato.

Effektueres hurtigst muligt og senest 4 kalenderdage efter afblæst beredskabsperiode.

  • Udførerhar ansvar for at sikre, at relevante og nødvendige opdateringer overføres til Cura og at den midlertidige journal arkiveres i Cura, samt makulere eventuelt papirmateriale efter endt ind scanning.

Datasikkerhed

Vær opmærksom på, at disse oplysninger er personfølsomme og derfor skal håndteres jf. Persondataforordningen.

INSTRUKS

Ikrafttrædelse 
Maj 2021

Revideret:
Maj 2021

Næste revision:
September 2022

Udarbejdet af: 
Ditte Fay Fraser 
Henriette Engsig

Godkendt af:
Ledelsen i DFH

Gældende for:
Medarbejdere i DFH